FONCTIONNEMENT DE LA REGIE D’AVANCE VERSEE PAR UNE COOPERATIVE SCOLAIRE

Définition

La régie d'avance est une avance de fonds qui peut être faite par une coopérative scolaire à un·e enseignant·e, pour mener à bien des projets avec sa classe. Le mandataire fait une avance à un·e collègue pour sa classe ou pour un projet précis (prévoir un reçu pour ces avances).

Le ou la collègue qui reçoit cette avance doit rendre compte des dépenses au mandataire et fournir les pièces justificatives, afin que celui-ci puisse intégrer les mouvements effectués dans la comptabilité de la coopérative.

Intérêt

La régie d’avance présente deux avantages :

→ mieux répartir la charge de travail concernant la gestion de la coopérative entre le.la mandataire et ses collègues,

→ permettre à chaque enseignant.e de l’école de disposer librement d’une enveloppe de fonds pour sa classe.

Conditions générales

- La régie d'avance fonctionne sous la responsabilité des mandataires de la coopérative scolaire versant les fonds (ils et elles vérifient la justification des mouvements et le retour des reliquats).

- Pour un maximum de transparence, d'équité, de coopération, les régies allouées sont définies collectivement (Conseil des Maître.sses). Leur montant ne peut excéder 150,00€ par versement.

- La coopérative avance le montant prévu (en espèces, chèque ou virement) au régisseur·se (= l'enseignant·e qui reçoit des fonds de la coopérative scolaire), en échange d'un reçu et de l'engagement du responsable.

- Le régisseur ou la régisseuse peut utiliser un compte personnel pour gérer cette régie d'avance.

- Le régisseur ou la régisseuse s'engage à :

• tenir une comptabilité simplifiée spécifique (supports fournis par l'OCCE 44)
• ne pas dépasser la somme allouée
• respecter les règles d'utilisation des fonds d'une coopérative scolaire
• fournir en échange d'un reçu les comptes, les justificatifs classés et numérotés, les reliquats des sommes non dépensées à la coopérative scolaire dans les délais prévus et au plus tard le dernier jour de classe de l'année scolaire en cours.

- Les mandataires de la coopérative scolaire inscrivent dans la comptabilité les mouvements avec la régie (justifiés par les reçus, comptes et justificatifs).

- Si le montant de l'avance est insuffisant, il est possible d'allouer en cours d'année une nouvelle régie d'avance à condition de solder la précédente auprès de la coopérative.

- Le reçu pour régie d'avance est établi en deux exemplaires (l'un conservé avec les pièces justificatives de la coopérative scolaire, l'autre remis à l'enseignant.e régisseur.se pour le présenter en cas de contrôle fiscal ou autre).

Cadre d’utilisation de la régie d’avance

Le régisseur ou la régisseuse est obligatoirement un.e enseignant·e, affilié·e avec sa classe à l'OCCE44. Il ou elle bénéficie des garanties de la coopérative OCCE (cadre légal, assurance).

Pour vous aider :

• une pièce justificative pour la régie d'avance
• un modèle de suivi pour vous aider dans votre régie d'avance : imprimer le document sur une feuille A3, et pliez-la pour en faire un livret dans lequel vous glisserez vos justificatifs.
• un tuto en vidéo pour saisir les régies d'avance
• un tuto en PDF pour inscrire les régies d'avance dans votre compta sur retkoop.
• Le fonctionnement de la régie d'avance en pdf

Si vous ne souhaitez pas faire de régies d'avance, les collègues font l’avance des frais et fournissent tous les justificatifs pour être remboursés par le mandataire.