Office central de la Coopération à l'Ecole - Association Départementale OCCE44

Outils pour les mandataires

  1. Accueil
  2. Outils pour les mandataires

Retrouvez ici tous les outils pour vous aider dans la gestion de votre coopérative scolaire.

---------------------------------------------------------

Calendrier

  • Envoi des documents pour le compte-rendu financier (CRF) : jusqu’au 30 septembre
  • Règlement de l'adhésion : jusqu’au 31 octobre.  
  • Changement de mandataires : dès que possible et jusqu'au mois de novembre.

Tout au long de l'année, tenir les comptes régulièrement (fin du mois ou fin de période par exemple).

Cela permet de remédier à toute erreur éventuelle.

A la fin de l’année il est trop tard !

Comptabilité

Nous avons mis à disposition des coopératives scolaires adhérentes, un logiciel de comptabilité entièrement gratuit et accessible depuis internet : RETKOOP.  

Tous les bilans financiers sont renseignés, à partir de ce logiciel.

Cet outil nous permet aussi d’accéder à votre comptabilité et de vous aider à distance en cas de soucis.

Grâce à ce logiciel, vous pouvez clôturer vos comptes de l’année et éditer directement votre bilan financier.

Un identifiant et un mot de passe vous sont demandés. Nous vous invitons à changer de mot de passe et à le noter afin de le retrouver facilement. En cas de problème, prenez contact (mail ou téléphone) avec l’OCCE 44 qui vous aidera dans vos recherches.

Pour vous aider :

Changement de mandataire

IMPORTANT : Les dossiers de changements de mandataires sont à nous adresser avant le 15 novembre.

  • L’OCCE44 se charge d’effectuer les démarches auprès des banques.  : Le mandataire ne doit pas traiter directement avec son agence.
  • Les mandataires sont obligatoirement des enseignant·es, ils ont la signature sur le compte coop de l’école, ils sont responsables des comptes de la coopérative et des engagements pris pendant la durée de leur mandat.
    Ils n’auront pas à être renouvelés chaque année, leur mandat prendra fin quand ils seront remplacés, et/ou à leur demande écrite.
  • Pour qu’une coop puisse bien fonctionner, il faut 2 mandataires.
  • Petit rappel ! Le directeur n’est pas mandataire de droit. La coopérative est une oeuvre collective...
  • Les dossiers de changement de mandataire sont à retrouver sur Retkoop (cadre vert "changement de mandataire")

L'affiliation

IMPORTANT : Vous avez jusqu’au 31 octobre de l’année en cours pour affilier votre coop !

Pour renouveler votre adhésion, tout se passe sur Retkoop :

  • Remplissez vos effectifs de classe dans l'onglet "adhésion" (rectangle rose)
  • Editez l'engagement des mandataires depuis le cadre jaune en bas à droite de la page "adhésion"
  • Complétez le document et faites le signer par l'ensemble de vos collègues
  • Renvoyer par courrier postal votre chèque d'adhésion et l'engagement du mandataire.

Vous pourrez télécharger votre attestation justificatif de paiement ainsi que votre attestation d’assurance dès que nous aurons validé votre affiliation.

Pour vous aider : 

Le compte-rendu financier (CRF)

L'année scolaire se terminant le 31 août, la clotûre du cahier ne peut se faire qu'à partir du 1er septembre. Avant cette date, certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles sur Retkoop.

Un mandataire est responsable des comptes jusqu’à la fin de l’exercice comptable, soit jusqu’à ce que le CRF soit fait. Lorsqu’un mandataire quitte l’école il doit, même après le 31 aout, s’acquitter de ses responsabilités.

Opérations à réaliser pour clore le cahier de comptabilité :

  1. Vérifier que toutes les opérations ont été saisies,
  2. Pointer toutes les dernières opérations à l’aide du dernier relevé de compte. Les opérations qui ne sont pas encore passées en banque doivent restées « non pointées » et apparaîtront en rapprochement bancaire dans le cahier de l’année prochaine.  
  3. Si nécessaire, compléter l’arrêté de caisse et le tableau des subventions (onglets en bas à gauche dans votre cahier de compte)
  4. Clôturer le cahier sur Retkoop en cliquant sur l'onglet correspondant (cadre violet en bas de la page cahier de comptabilité)
  5. Compléter le compte-rendu d’activité (CRA) en ligne et le compte rendu financier

Quand tout cela est fait, ce que vous devez nous faire parvenir :

  1. La page "quitus" signée par les vérificateurs (au moins 1 parent d'élève) - à éditer sur Retkoop
  2. Le dernier relevé de compte de l'année sur lequel le solde bancaire est en adéquation avec le solde comptable de votre bilan.
  3. Si vous percevez une subvention : un justificatif de subvention ou la copie du relevé de compte indiquant le versement de celle-ci

Tous ces documents peuvent nous être transmis :

  1. Directement sur Retkoop (idéal).
  2. Par mail.
  3. Par voie postale (beaucoup de papier).

Nous souhaitons vivement que tous les mandataires respectent la date indiquée et n'hésitent pas à nous contacter pour nous signaler leurs difficultés. 

Nous vous rappelons que l'association départementale doit fournir à l'OCCE National la sommation des comptes-rendus de toutes les coopératives pour ainsi faire certifier l'ensemble des coopératives auprès du Commissaire aux Comptes. Le respect de ces consignes nous permettra de continuer à évoluer dans la clarté, la transparence et le respect de nos statuts.

Pour vous aider :

Les régies d'avance

La régie d’avance peut-être utilisée dans les écoles qui comptent plusieurs classes ou dans le cas de projets ponctuels (voyages, classes transplantées...).

Le mandataire fait alors une avance à un·e collègue pour sa classe ou pour un projet précis (prévoir un reçu pour ces avances). 

Le collègue qui reçoit cette avance doit rendre compte des dépenses au mandataire et fournir les pièces justificatives, afin que celui-ci puisse intégrer les mouvements effectués dans la comptabilité de la coopérative.

Pour vous aider : 
  • une pièce justificative pour la régie d'avance
  • un modèle de suivi pour vous aider dans votre régie d'avance : imprimer le document sur une feuille A3, et pliez-la pour en faire un livret dans lequel vous glisserez vos justificatifs.
  • un tuto en vidéo pour saisir les régies d'avance
  • un tuto en PdF pour inscrire les régies d'avance dans votre compta sur retkoop.

Si vous ne souhaitez pas faire de régies d'avance, les collègues font l’avance des frais et fournissent tous les justificatifs pour être remboursés par le mandataire.

Outils divers à télécharger